Этикет деловой переписки в мессенджере

На днях я была приглашённым экспертом на радио Зенит. Разговор шёл о ведении деловой переписки в мессенджерах. Стоит ли там решать деловые вопросы, и если да, то как правильно с точки зрения этикета?

К сожалению записи эфира я не сделала. Есть любительская, которую записал мой брат на телефон, когда ехал в машине. Там много фоновых шумов, надо прислушиваться что я говорю, поэтому поберегу ваши уши и отвечу на вопросы ведущего в этой статье.

Ольга, вы сами пользуетесь голосовыми сообщениями? Как на это реагируют люди, которым вы их отправляете?

Я наговариваю сообщение голосом только друзьям и близким, когда руки заняты и не могу набрать сообщение, чаще за рулём в машине. Если брать деловое общение, то голосовое сообщение считывается как неуважение. Чаще это происходит на ходу, в кафе во время обеда, в шумных общественных местах. И вместе с посланием записываются посторонние шумы, которые не очень приятно слушать.

Нужен ли свод правил для пользования мессенджерами? Особенно, если речь идет о деловой переписке?

Как такового свода правил для переписки в мессенджерах нет. Стоит руководствоваться правилами деловой переписки.

Основной принцип которой – КИЯ.  Что означает Коротко И Ясно.  Пишите по существу. Деловой этикет строится на принципе время-деньги. Не пишите длинные, витиеватые и заумные тексты, передавайте сразу суть послания и что вы хотите чтобы человек сделал. Разговоры не о чем – это болтовня, и в деловом общении считается воровством времени у собеседника.

Если вы понимаете, что вопрос быстро не решить, то лучше договориться о личной встрече.

Заканчивает деловую переписку тот, кто её начал.

Как объяснить человеку (если я нахожусь не в товарищеских отношениях с ним), что меня не устраивает его манера поведения в мессенджере?

Так же, как вы бы поступили в очной беседе. Помните, что по переписке, о вас тоже складывается мнение – ваша репутация.

А как поступить, если Михаилу например, незнакомый человек отправляет сразу несколько сообщений. И каждое сопровождается сигналом уведомления. Это очень раздражает, тем более, если занят.

Согласна с Михаилом, череда сообщений в виде отдельных мыслей собеседника с интервалом 1 секунда отвлекает. В деловой переписке такое не приветствуется. Здоровайтесь и все идеи отправляйте одним посланием. Если меня отвлекает словоохотливый собеседник, я отключаю звуковое уведомление в настройках и отвечаю одним сообщением, когда мне будет удобно.

Можно ли беспокоить человека сообщениями не в рабочее время? И нужно ли отвечать на сообщение, если оно пришло в рабочее время, а я увидел его в 11 часов вечера?

По телефонному этикету: мы НЕ звоним в первый и последний час работы и если есть обед. В первую половину понедельника и вторую половину пятницы. Раньше 8 утра и позже 22 вечера.  НО, это правило не распространяется на СМС.  Сообщение в мессенджер, это то же СМС, только отправленное в приложение. Бизнес этикет предполагает, что в 11 часов вечера отвечать можно. Поэтому вы сами решаете когда ответить.

Можно ли писать в мессенджере человеку, если мы с ним не знакомы и никак не общались?

Смотря где вы взяли его контакт. В общем доступе и человек сам призывает общаться с ним по этому каналу связи – то да.  Если дали знакомые, то не стоит, лучше на почту, так как мессенджер, это более личное общение.

Если у вас остались вопросы, то смело пишите в комментарии, будем разбираться вместе.